Privacyverklaring voor medewerkers, vrijwilligers, sollicitanten en overig personeel van de RIBW Nijmegen & Rivierenland

Deze privacyverklaring gaat over de verwerking van persoonsgegevens door de RIBW Nijmegen & Rivierenland (hierna: RIBW). De informatie wordt opgesplitst in een deel over de medewerkers en stagiair(e)s en een deel over andere belanghebbenden.

1. Persoonsgegevens van medewerkers en stagiair(e)s

1.1 Verwerking van persoonsgegevens

In het kader van onze arbeidsrelatie verwerkt de RIBW verschillende persoonsgegevens van jou. Voorbeelden van deze gegevens zijn je naam en adres, arbeidscontractinformatie, sociale en fiscale gegevens, en gegevens over ziekteverzuim. Een volledige lijst van de verwerkte gegevens staat in ons verwerkingsregister.

We hebben deze persoonsgegevens direct van jou verkregen. Als we van plan zijn om persoonsgegevens over jou te verzamelen die hier niet zijn genoemd, nemen we eerst contact met je op.

De verwerking van jouw persoonsgegevens door de RIBW heeft de volgende doelen:

• Communicatie met jou (via post, telefoon, e-mail).
• Het correct bijhouden van de personeels- en loonadministratie en het voeren van intern beheer.
• Het voldoen aan onze verplichtingen als werkgever, zoals het betalen van salarissen, verstrekken van loonstroken en jaaropgaven, deelname aan pensioenregelingen, en het afsluiten van benodigde verzekeringen.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals verzuim- en re-integratieverplichtingen, belastingbetalingen, deelname aan het pensioenfonds, en het eventueel aanvragen van uitkeringen voor zowel werknemers als werkgevers.
• Het invullen van onze rol als werkgever volgens de principes van goed werkgeverschap.
• Het verlenen van toegang tot RIBW-gebouwen en overige faciliteiten.
• Je informeren over ontwikkelingen binnen de RIBW.
• Het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit, veiligheid en privacy van jouw gegevens en die van anderen.
• Het beschikbaar stellen van en toegang verlenen tot ICT-middelen als werkgever.
• Het mogelijk maken van jouw werkzaamheden als werknemer.
• Het uitvoeren van analyses en het verstrekken van managementinformatie. Gegevens buiten jouw team worden geanonimiseerd en zijn niet herleidbaar naar individuen.

De RIBW verwerkt jouw persoonsgegevens alleen voor bovengenoemde doelen. Als we van plan zijn om jouw gegevens voor andere doeleinden te gebruiken, vragen we jou eerst om toestemming. Dit gebeurt voordat we de verdere verwerking uitvoeren, waarbij we alle relevante informatie met betrekking tot dat andere doel met jou delen.

1.2 Bewaartermijn

De RIBW streeft ernaar om jouw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, conform de wettelijke of intern vastgestelde termijnen. Zodra jouw persoonsgegevens niet langer relevant zijn voor de genoemde doeleinden, verwijderen we deze. Een uitgebreide lijst van bewaartermijnen is te vinden in ons beleid BIV en Bewaartermijnen.

1.3 Ontvangers van persoonsgegevens

De RIBW deelt jouw persoonsgegevens met anderen wanneer dit nodig is voor onze bedrijfsvoering of om te voldoen aan wet- en regelgeving. Deze uitwisseling is gedocumenteerd in ons verwerkingsregister.

1.4 Rechten

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Het recht op inzage en het verkrijgen van kopieën van jouw gegevens.
• Het recht op correctie van onjuiste persoonsgegevens.
• Het recht om te verzoeken om verwijdering van je gegevens.
• Het recht om de verwerking van je gegevens te beperken.
• Het recht om je gegevens over te dragen aan anderen.

Als je gebruik wil maken van deze rechten, kun je een verzoek indienen via de contactgegevens hieronder (zie §1.6).

1.5 Wijzigingen

Deze privacyverklaring is opgesteld op 30 maart 2022 en kan worden aangepast. De meest recente versie is beschikbaar in Starling of kan worden opgevraagd via de onderstaande contactgegevens (zie 1.6).

1.6 Vragen over privacy

Voor al je vragen met betrekking tot privacy kun je contact opnemen met Team HR van de RIBW:
Telefoon: 088 382 24 10
E-mail: servicedesk@ribw-nr.nl 

Binnen de RIBW is Rob van Bergen aangesteld als functionaris gegevensbescherming. Vanuit deze functie houdt hij toezicht op de naleving van de AVG. Voor aanvullende vragen over privacy of het indienen van klachten je contact met hem opnemen via:
Telefoon: 088 382 24 10
E-mail: privacy@ribw-nr.nl

Heb je een klacht over hoe de RIBW je persoonsgegevens verwerkt en/of omgaat met je rechten dan kun je deze indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn te vinden op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

2. Overige belanghebbenden

De afspraken uit hoofdstuk 1 zijn ook van toepassing op sollicitanten, vrijwilligers en PNIL’ers (Personeel niet in loondienst). Er zijn echter uitzonderingen die in dit hoofdstuk per belanghebbende partij worden besproken.

2.1 Sollicitanten

Bij sollicitanten zijn de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt beperkter dan beschreven in 1.1, namelijk:

• Het beoordelen van je geschiktheid voor vacatures.
• Het onderhouden van contact met je (via post, telefoon, e-mail).
• Het uitvoeren van analyses en het verstrekken van managementinformatie aan de hand van geanonimiseerde gegevens die niet naar individuen herleidbaar zijn.

Als uitgangspunt hanteert de RIBW dat je persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, conform de wettelijke of intern vastgestelde termijnen. Tijdens een sollicitatieprocedure verzamelt de RIBW je persoonsgegevens en informatie. Door te solliciteren bij de RIBW ga je akkoord met het feit dat de RIBW je gegevens een half jaar in portefeuille houdt, te beginnen vanaf de dag dat je hebt gesolliciteerd. Bij een nieuwe sollicitatie begint deze termijn opnieuw.

2.2 Vrijwilligers

Bij vrijwilligers zijn de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt anders dan beschreven in 1.1, namelijk:

• Het onderhouden van contact met je (via post, telefoon, e-mail).
• Het correct bijhouden van de personeels- en loonadministratie en het voeren van intern beheer.
• Het voldoen aan de verplichtingen van de vrijwilligersovereenkomst, zoals het afsluiten van benodigde verzekeringen.
• Het verstrekken van toegang tot RIBW-gebouwen en overige faciliteiten.
• Indien van toepassing, het beschikbaar stellen van en toegang verlenen tot ICT-middelen.
• Je informeren over ontwikkelingen binnen RIBW.
• Het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit, veiligheid en privacy van uw gegevens en die van anderen.
• Als vrijwilliger de mogelijkheid hebben om je taken uit te voeren.
• Het uitvoeren van analyses en het verstrekken van managementinformatie aan de hand van geanonimiseerde gegevens die niet naar individuen herleidbaar zijn.

2.3 PNIL’ers

Bij de inhuur van PNIL’ers zijn de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt anders dan beschreven in 1.1, namelijk:

• Het onderhouden van contact met jou (via post, telefoon, e-mail).
• Het correct bijhouden van personeels- en loonadministratie en het voeren van intern beheer.
• Het verstrekken van toegang tot RIBW-gebouwen en faciliteiten.
• Je informeren over ontwikkelingen binnen de RIBW.
• Het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit, veiligheid en privacy van uw gegevens en die van anderen.
• Als opdrachtgever het beschikbaar stellen van en toegang verlenen tot ICT-middelen.
• Als PNIL’er de mogelijkheid hebben om je taken uit te voeren.
• Het uitvoeren van analyses en het verstrekken van managementinformatie aan de hand van geanonimiseerde gegevens die niet naar individuen herleidbaar zijn.